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¿Por qué importa la gestión documental en la empresa?

Gestionar la información en una empresa es una tarea crítica en cualquier proceso del negocio. Uno de los puntos clave consiste en visualizar los beneficios de una gestión documental adecuada en términos económicos. Esta tarea implica dos fases: comprender los parámetros que vamos a medir y cuantificar esos valores en euros.

La primera parte supone conocer el coste de almacenamiento físico, archivos externos, sistemas de almacenaje actual, digitalización de documentos, copias de seguridad, búsqueda y recuperación de documentos y los gastos de distribución de la documentación. Con los costes de manipulación de documentos y los de almacenamiento y distribución podemos obtener una estimación más realista de lo que supone la gestión documental en una empresa.

La segunda parte para medir eficazmente significa contemplar los diferentes departamentos que sufren el impacto de la gestión documental, la cantidad de empleados que intervienen y el valor de su tiempo.

Pero existen otros beneficios que un sistema de gestión documental puede aportar a la empresa y que son más complicados de cuantificar. El potencial para producir impactos positivos en la visión y misión del negocio requiere que pensemos a gran escala.

¿Aún crees que puedes prescindir de un sistema para la gestión documental en tu empresa? Te dejamos un pequeño slide con los diez puntos críticos de una gestión documental eficaz.

Fuente: IDC